公示丨北京成英公益基金会财务管理制度

2020年7月,北京成英公益基金会依法成立登记,为慈善组织,OFS有了一个新的运营主体。

北京成英公益基金会财务管理制度如下

北京成英公益基金会财务管理制度

第一章 总则

第一条 为规范成英公益基金会的财务行为,加强财务管理的监督职能,为基金会决策提供真实、准确、及时、完整的财务会计资料,根据《中华人民共和国慈善法》、《基金会管理条例》、《民间非营利组织会计制度》、财政部关于印发《<民间非营利组织会计制度>若干问题解释》的通知(财会【2020】9号)、《财政部 税务总局 民政部关于公 益性捐赠税前扣除有关事项的公告财政部公告》(2020年第27号)等国家有关法律、法规和基金会的使命、章程制定本制度。

第二条 本基金会财务工作,遵循合法、诚信、尊重资助者意愿、节约高效、公开透明原则,严格预算执行、风险预控及内控监督机制。

第三条  基金会会计核算执行《民间非营利组织会计制度》。

 第二章 财务机构设置及职能

第一条  基金会财务实行归口管理原则。在秘书处(长)的领导下设财务部,管理基金会各项财务工作。财务部由会计和出纳两人组成。会计与出纳职责之间,以及财务人员兼任基金会其他岗位工作应严格不相容职责分离控制。会计和出纳的工作职责参见《会计岗位职责》和《出纳岗位职责》

第二条  基金会财务对各捐赠人资产负责。财务工作报告人为基金会秘书长。必要时,可直接向理事会报告。

第三条  财务部负责组织基金会会计核算与分析工作;监督财务管理制度执行;参与基金会重大决策与论证;参与基金会年度预算汇总编制和实施及监督管理;制定基金会内控制度。

 第三章 货币资金管理

第一条  现金管理

1.现金使用范围:主要为日常办公及差旅支出,以及其他不能用网上银行支出的费用等。

2.现金收付原则:不准坐支现金,不准私用公款,不准借用账户套用现金;不准保存账外公款,不准收付规定业务以外的现金;原则上基金会不存放现金,须及时送存银行;禁止不合法的白条。

3.及时清理,正确记录现金收付业务。及时盘点现金库存,并与现金日记账核对,做到日清月结、账款相符。

第二条  银行账户管理

1.基金会根据相关规定设立银行基本户,所有捐赠收入及支出均需通过基金会银行账户进行。

2.基金会各项费用一般应通过网银支付。

3.网银由出纳经办,财务负责人(专人)审核支付。

4.银行账户于月末需主动对账 ,对未达账项及时查明原因。

第四章 财务印章、收据的管理

第一条  预留银行印鉴的财务专用章,由财务负责人(专人)保管,法定代表人私章(人名章)由出纳保管。

第二条  网银支付U盾由出纳保管使用,授权U盾由财务负责人(专人)保管使用,即任何一笔转帐均需要由财务负责人(专人)授权审批才可转出。

第三条  捐赠收据由财务负责人(专人)保管,出纳从会计处领出后负责开具。收据需签字并加盖财务专用章方为有效。填写错误的收据不得撕毁,以保留捐赠收据的完整性与连续性。

第四条  使用完的收据须交会计(专人)保管,会计(专人)在收到使用完的收据时,须检查内联是否完整无缺,开具的内容和金额是否准确,检查无误后作为财务资料妥善保存。

第五条  所有财务票据的填写必须规范、完整、准确,业务内容清晰,大小写一致,金额不得涂改。

第五章 收入的管理

第一条  收到各种款项应及时、准确登记入账。实行收支两条线,不得收支相抵后入账。

第二条  基金会对所有收入均应开具收据,作为入账的依据。付款方不要求开具收据,或者只要求提供“收款回执”的,也应开具收据。无法联系上缴款人的,“收据联”与“存根联”一起保存。收据信息应当填写准确、完整,至少包括以下重要信息:金额、付款人、收入类型、款项用途、收款人签字、加盖财务专用章。

第六章 支出的管理

第一条  基金会发生所有支出的最终审批签字人是秘书长。审批形式也可暂邮件等电子形式,最终以手签为准。通常,发生的费用需填写《费用报销单》等报销单,报销单上由经手人、证明人、审批人等签字确认。

第二条  组织负责人经手的费用支出,需经财务负责人(专人)审核。

第三条  员工的差旅费应在出差事毕后7个工作日内填写差旅费报销单经审批予以完成报销手续。

第四条  审批流程:

  1. 申请人——出纳审核——项目负责人审核——秘书长审批——理事长审批(或授权人)。
  2. 审核无误后签字,申请人持审批完成的报销单到出纳处报销。
  3. 出纳对于违反财务规定的支出,有权拒绝报销。

第五条  原始票据要求:

  1. 原始票据应当真实、有效、合理合法。
  2. 以现金形式发放给个人的款项(如劳务费、专家培训费、志愿者补助、助学款项等) 应编制领款清单,由领款人签名(或按手印),以此作为报销依据。原则上不得代领。如受款者确实无法自行领取,需由别人代领的,发放人注明原因说明情况,且代领者最多只能代领一人。
  3. 以网银支付相关款项时,需附有银行打印的银行回单,作为报销凭据之一附于报销单后。
  4. 发生酒店住宿、会议场租报销时,发票应写明信息(如住宿人数/天数等),
  5. 涉及大型活动餐费,需提供参加活动人员的签到表。
  6. 报销交通费,需注明事由。
  7. 报销办公用品或材料等,需提供发票及购物明细单。
  8. 工作人员报销费用应当填制费用报销单,费用报销单与原始凭据的内容、金额应当一致。
  9. 特殊情况处理:如果收款单位(提供商品或服务的单位)无法开具正式合法的发票,可要求对方开具普通收据,收据上需签署收款人姓名并加盖收款单位公章或财务专用章,必要时注明收款人地址、电话等,报销时需详细注明事由,须有其他人员证明;如果收款方无法开具正式合法的发票,也无法开具普通收据,如:在农贸市场采购蔬菜、水果等,在农村发生伙食、住宿等无法取得发票甚至收据时,可自制《领款单》,并取得收款方签字和相关人员签字证明,尽可能注明收款人地址、电话等,报销时必须详细注明事由。
  10. 票据丢失原则上不予报销。

第七章 借款制度

第一条  所有借款必须填写借款单,经负责人审批后出纳方可付款。

第二条  任何人因私人事项借款,不予批准。

第八章 实物资产管理

第一条  单价2000元以上、使用年限超过一年的资产确认为固定资产。固定资产采购须经三家以上供货商询价。

第二条  单价2000元以下,但使用年限超过一年的其他实物资产,建立《资产登记簿》进行管理。资产登记内容包括购买时间、购入 领用、 库存数量 、单价 、金额等 。物资管理由基金会指定专人管理。 物资管理员对资产数量负责。

第三条  基金会的所有资产每年盘点一次,相应调整盘盈、盘亏、报废记录。资产,物资管理人需查明原因及责任人,并出具文字说明,财务据此作相应财务处理

第四条  捐赠获得的实物资产应登记造册专人管理。发放给受益人时,应编制受益人签领清单并妥善保管。管理办法同本章第三条

第五条  个人领用的办公用品、用具要妥善保管,不得随意丢弃和外借,工作调动时,必须办理移交手续,如有遗失,照价赔偿。

第九章 财务交接

第一条  基金会负责人离职,须聘请会计师事务所对其任职期间的财务进行审计。

第二条  财务人员变动或离职时,交接过程中须按照财务岗位交接事项,逐一完成并编制移交清册,办理交接手续。

第三条  交接过程中发生账目或货币资金不相符时,须清查原因,对于不符的事件处理完毕后方可办理交接。期间,不可中断财务工作

第四条  交接资料一式三份,交接双方并监交人签字确认,交接双方各执一份,基金会财务留档一份。

第十章 财务监督和公开透明

第一条  为了提高公信力,体现财务诚信、透明、制约的理念,基金会每年年终后由会计师事务所进行年度审计。

第二条  年报、审计报告、项目支出情况定期发布在基金会官网,同时按照民政部门的要求在其指定的网站上公示。

第十一章 会计档案资料管理

第一条  财务人员必须对各种会计凭证、会计账簿、会计报表等有关的会计资料,定期进行收集、审查和核对,整理立卷,装订成册,分类定点存放归档。

第二条  财务档案资料原则上不予调阅。内部人员调阅财务档案资料,须经财务负责人批准。财务账簿、财务凭证、财务档案原则上不许带出财务部。

第三条  各种财务档案资料的保管期限按有关规定执行。 

第十二章 附则

第一条  本制度于2020年 8 月 21 日制定,并经理事会通过,即日起执行。

第二条  本制度由基金会秘书处及财务部负责解释。如发生争议,最终解释权为理事会。

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